ORGANIZACION DEL FONDO

Es usual en nuestro medio y está recomendado por las normas del Sistema Nacional de Archivos, que en las instituciones públicas se opte por un Cuadro de Clasificación orgánico-funcional. Sin embargo evaluando la naturaleza del Ministerio de Relaciones Exteriores,se aplica al fondo documental del Ministerio el Cuadro de Clasificación Funcional.

El cuadro va acompañado por un glosario de la tipología documental usada en el Ministerio y de conceptos y términos que facilitan la interpretación y aplicación del Cuadro de Clasificación.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

1 Acta Término utilizado en la práctica diplomática con diversos significados:
1. En sentido propio es el documento que da fe de un hecho determinado.
2. También puede recibir el nombre de acta, determinados tipos de tratados.
2 Audiencia En términos generales, es el consentimiento que da un funcionario para que una persona lo entreviste. En el caso de los agentes diplomáticos, son comunes las audiencias de los jefes de misión con el ministro de Asuntos Extranjeros o con funcionarios de rango equivalente al del diplomático que las solicita.
3 Carta Credencial La audiencia más importante, desde el punto de vista protocolario, es la presentación de credenciales, en la que el Embajador designado es recibido por el Jefe de Estado receptor a efecto de quedar acreditado formalmente.
4 Carta de Retiro Es una carta de Cancillería en la que el Jefe de Estado del país acreditante comunica al país receptor que ha concluido la misión de un representante diplomático. Tiene la misma forma de las cartas credenciales. Son elaboradas en la Dirección Nacional de Protocolo y Ceremonial del Estado.
La Carta de Retiro puede ser objeto de una respuesta del Jefe de Estado receptor, en forma también de una Carta de Cancillería en que manifiesta su complacencia por la manera en que el embajador o ministro desempeñó su encargo.
5 Comunicado Texto público en el que se da a conocer una noticia, o se adopta una posición determinada respecto a un hecho o a un acontecimiento, siendo divulgado normalmente por escrito a través de un organismo oficial.
6 Comunicado conjunto Comunicado que se hace público en ocasión de una visita oficial de alto nivel u otro acontecimiento internacional de relevancia que ha sido previamente negociado y pactado entre los estados que lo emiten.
7 Facsímil Significa imitación o reproducción exacta de una firma, u otro escrito, impreso o grabado. Esta comunicación debe su nombre al medio por el cual es transmitido. El número de páginas del mismo debe ser estrictamente el necesario
8 Hoja de Instrucción Utilizada por el Gabinete del Señor Ministro. Sirve para transmitir una instrucción directa del Ministro a una dependencia o dependencias del Ministerio. Con copia al Viceministro Secretario General de Relaciones Exteriores.
9 Hoja de Trámite Utilizada por el gabinete de coordinación; del Viceministro y Secretario General y los gabinetes del Secretarío de Política Exterior y de Administración Sirve para transmitir una instrucción directa del Viceministro y Secretario General a una o más dependencias del Ministerio.
10 Mensaje (cable) Comunicación oficial escrita, caracterizada por su brevedad y rapidez en transmisión. El mensaje es conciso, directo, expresa una idea en cada párrafo y sobretodo debe responder a un tema determinado. No es necesario mantener el lenguaje cablegráfico en este tipo de comunicación.
11 Nota diplomática Nota Formal: Es el documento oficial por excelencia en la negociación escrita. Es dirigida por una alta autoridad del Ministerio de Relaciones Exteriores al jefe de una misión diplomática acreditada en nuestro país; por un jefe de misión al Ministro de Relaciones Exteriores del Estado receptor o de Canciller a Canciller. Se redacta en primera persona y lleva la firma completa del remitente.
Nota Verbal: Se caracteriza por su redacción en tercera persona (es impersonal) y no lleva la firma del remitente. Se origina en el Ministerio o en una Misión Diplomática. Generalmente se refiere a lo que se haya tratado en una conversación previa a recordar o inquirir sobre el curso de la misma, o a plantear algún punto de vista o posición.