viernes, 18 de junio de 2010

CARTA DE SERVICIOS : PRESENTACION

DEL VALOR DEL PRESENTE DOCUMENTO

La presente carta de servicio es un ejercicio práctico que sirve de modelo para la elaboración de un documento de gestión archivística realizado para el curso de Servicio Archivístico de la Escuela Nacional de Archiveros VIII ciclo B del primer semestre 2010. Por lo antes mencionado se constituye en una trabajo académico y no es un documento oficial de las instituciones que han sido tomadas como ejemplo para su elaboración, así mismo la información que se incluye no es de carácter confidencial y ha sido extraída de los respectivos portales institucionales y reiteramos su finalidad es de uso académico.

Finalmente el presente documento se encontrará publicado de modo temporal entre el 19 al 23 de junio del presente, tiempo en que dura la calificación, luego de lo cual será restringido e incluido en una red de trabajo práctico entre los alumnos y docente a cargo.


DEL USO DEL DOCUMENTO DE GESTION ARCHIVISTICA

Nuestra Carta de Servicio de archivo ha sido elaborada para presentar a nuestros usuarios la información referida a nuestra institución, políticas de atención y los servicios a los cuales podrán acceder, describiendo de modo general la documentación y los potenciales usos de la información que contienen y que forman parte de nuestro acervo custodiado.

martes, 15 de junio de 2010

HISTORIA


La Cancillería peruana desde su creación en 1821, tiene la responsabilidad de contribuir a la elaboración y ejecución de la Política Exterior del Estado. La Cancillería ha sido, históricamente, un factor de desarrollo y cohesión de la identidad nacional. La Cancillería está integrada por los funcionarios del Servicio Diplomático de la República, y por personal profesional especializado y técnico administrativo.

lunes, 14 de junio de 2010

CARTA DE SERVICIOS: MODELO


CARTA DE SERVICIO
ARCHIVO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Jirón Lampa 535 - Lima - Perú
Tel (51-1) 204-2400


OBJETIVO:
Brindar información oportuna y veraz a los usuarios internos del Ministerio de Relaciones Exteriores, así como a los investigadores previamente autorizados

SERVICIOS:• Consulta de Documentos
• Reproducción de documentos en fotocopias
• Cosulta de catálogos
• Consulta de la biblioteca
• Asesoramiento e información a los investigadores

COMPROMISO DEL ARCHIVO:
• Atender el Servicio de consultas y préstamos inmediatamente con un tiempo de demora máximo de 10 minutos en estos servicios.
• Colaborar y asesorar en las investigaciones y cualquier otra búsqueda de datos e información contenida en los documentos.
• Asesorar a investigadores y estudiantes en sus consultas e investigaciones.

DESCRIPCION DEL FONDO DOCUMENTAL
Para administrar y difundir el patrimonio documental se cuenta con los siguientes instrumentos Descriptivos a disposición:

Archivo Central
Cuadernos Copiadores (1822-1916)
Colección Bolívar Ulloa (1880-1955)
Relación de Representantes de México en el Perú
Relación de Representantes del Perú en Ecuador
Relación de Representantes del Perú en la Argentina
Relación de Representantes del Perú en Uruguay
Reclamaciones Extranjeras

Archivo Histórico de Límites
Cuadros de clasificación
Sección Histórica
Sección Límites
Mapoteca

Catálogos
Catálogo de Visitas (1590-1904)

OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS
Los interesados deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a. Carta solicitando permiso para consultar el fondo documental de los archivos de la Cancillería.
b. Carta de presentación de una institución nacional o extranjera justificando el motivo de la investigación y/o carta del jefe de la misión diplomática del Perú en el país de origen, cuando se trate de extranjeros.
c. Documento de identidad: DNI, carnet de extranjería o pasaporte.
d. Llenar una ficha de identificación con sus datos personales.
e. Obtener el permiso del Director de Archivo General y Documentación del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Respeto y buen
• Respeto y buen uso de los documentos consultados o prestados, asi como de las instalaciones que se ponen a su disposición.
• Colaboración y fiabilidad de datos aportados para la búsqueda de documentos.
• Identificación previa y correcta en el caso de investigadores.
• Trato correcto a las personas del Archivo.


SUGERENCIAS Y QUEJAS
Cualquier Duda o sugerencia para mejorar del servicio será tomada en cuenta.
• Cualquier consideración en cuanto al incumplimemiento de los compromisos del Archivo, puede dirigirse al Jefe del archivo, quien obligatoriamente dará una explicación.
• A cualquier tipo de queja o sugerencia el archivo dará respuesta en un plazo máximo de 10 días, contados a partir de la recepción del correo.
• Quejas y sugerencias deben dirigirse a:
jefedelarchivo@rree.gob.pe

MENCIONES POR BUENAS PRACTICAS GUBERNAMENTALES

-Mención Honorífica 2005, por la Buena Práctica Gubernamental: "Sistema de Gestión de Archivos"

- Finalista 2007, por la Buena Práctica Gubernamental: "El Memorandum Electrónico un documento del siglo XXI en la Cancillería"

PROCESO DE MODERNIZACION EN LOS ARCHIVOS DE CANCILLERIA


En 1999 se inició un proceso de modernización y racionalización del sistema de archivos del Ministerio. Su objetivo es organizar de manera más eficiente los documentos históricos y contemporáneos de la Cancillería, así como administrar los diferentes archivos bajo un mismo criterio profesional. Se inició con la organización de la documentación de gestión agrupándola en los archivos periféricos y se agilizó la gestión documental mediante la aplicación de un Sistema Electrónico de Trámite Documentario.

Proyecto de Modernización y Digitalización del Archivo Histórico de Limites.
El proyecto tiene por objetivo poner en marcha un sistema de gestión de la información para asegurar la mayor fluidez en la recuperación de la información; facilitando así la consulta de estos valiosos y frágiles materiales, sin que sea necesaria su manipulación directa por los usuarios. En cuanto a la difusión de la información, este Proyecto contempla la consulta del catálogo electrónico del Archivo y visualización de una selección de mapas y documentos desde su lugar de trabajo.
Como consecuencia del estudio técnico realizado resultó, además, evidente la conveniencia de dar atención prioritaria a la mapoteca, que en su primera fase incluye la reorganización del almacenamiento de los mapas; la implementación de una gestión electrónica del Archivo; la difusión de la información contenida en la mapoteca; el desarrollo de una base de datos que incorpore la visualización de mapas en el Internet; la aplicación de un plan de conservación preventiva de los mapas; y, la actualización y capacitación técnica del personal del Archivo.
Como consecuencia del estudio técnico realizado resultó, además, evidente la conveniencia de dar atención prioritaria a la mapoteca, que en su primera fase incluye la reorganización del almacenamiento de los mapas; la implementación de una gestión electrónica del Archivo; la difusión de la información contenida en la mapoteca; el desarrollo de una base de datos que incorpore la visualización de mapas en el Internet; la aplicación de un plan de conservación preventiva de los mapas; y, la actualización y capacitación técnica del personal del Archivo.

DIGITALIZACION
Han sido seleccionados 1350 mapas para su digitalización, cada uno de los cuales contará con sus imágenes digitales de alta, mediana y baja definición. Las imágenes de alta definición almacenadas en Disco Video-Digitales (DVD), como copias de seguridad, serán utilizadas en pedidos de impresión de calidad y las de mediana y baja definición para consultas e impresiones simples, tanto en la red interna del Ministerio como por Internet.

CENTRO DE CONSERVACION RESTAURACION

El Centro, viene funcionando desde el año 1991 y cuenta con un equipo de profesionales especializados en los aspectos relacionados con la preservación, conservación y restauración del patrimonio documental de la Cancillería. Sus funciones son:
1. Determinar las condiciones físicas y ambientales de conservación en los archivos y biblioteca.
2. Elaborar las directrices necesarias para la preservación y conservación de los fondos documentales incluyendo un plan de prevención de siniestros.
3. Supervisar las condiciones de conservación de los documentos y llevar a cabo controles periódicos.
4. Intervenir en la documentación que lo requiera, respetando siempre el criterio de mínima intervención y reversibilidad.
5. Capacitar tanto al usuario como al personal del archivo en el concepto de la conservación preventiva y la correcta manipulación de la documentación.

CONSERVACION PREVENTIVA
La política de conservación preventiva de la Cancillería tiene como objetivo garantizar la vida de los documentos de archivos y de biblioteca. Dentro de nuestra política de prevención está el propiciar, crear y ejecutar acciones específicas para la conservación. La elaboración de contenedores, cajas y carpetas en material libre de ácido contribuyen a lograr este objetivo.

RESTAURACION
Se está recuperando una selección de documentos deteriorados a través de un proceso dónde se aplica las técnicas de restauración, tales como la identificación del daño, un diagnóstico y determinación del tratamiento; la documentación fotográfica de todo el proceso; limpieza (mecánica o acuosa); desinfección; desacidificación; reparación o reintegración del documento; finalmente su consolidación; y, encuadernación en el caso que se requiera. Los materiales empleados para los tratamientos de restauración garantizan su permanencia en el tiempo.

LABORATORIO DE MICROFILM
La microfilmación es un medio de Conservación de la documentación. Consiste en transportar la información que se encuentra en un documento a una película fotográfica manteniendo intacta la información.
La técnica del microfilm se realiza mediante el uso de equipos y elementos fotográficos altamente sofisticados . El proceso de microfilmación consta de tres etapas: ENTRADA - PROCESO - SALIDA; realizando permanentemente controles de calidad para garantizar una buena definición de la imagen.
El tipo de película que se utiliza son de sales de plata, llamados de primera generación, es un material sensible que debe ser manipulado a scuridad total.

miércoles, 9 de junio de 2010

SERVICIOS BRINDADOS


El acceso y consulta de los archivos es libre con la sola restricción de aquellos documentos cuya calificación o estado de conservación impidan su manipulación. Cabe señalar que se requiere una autorización temporal para la consulta en la sala. El investigador deberá por lo tanto presentar una solicitud dirigida al Director de Archivo General y Documentación, acompañada de una carta de la institución que lo respalda (Formulario, solicitud de acceso al archivo).