En 1999 se inició un proceso de modernización y racionalización del sistema de archivos del Ministerio. Su objetivo es organizar de manera más eficiente los documentos históricos y contemporáneos de la Cancillería, así como administrar los diferentes archivos bajo un mismo criterio profesional. Se inició con la organización de la documentación de gestión agrupándola en los archivos periféricos y se agilizó la gestión documental mediante la aplicación de un Sistema Electrónico de Trámite Documentario.
Proyecto de Modernización y Digitalización del Archivo Histórico de Limites.
El proyecto tiene por objetivo poner en marcha un sistema de gestión de la información para asegurar la mayor fluidez en la recuperación de la información; facilitando así la consulta de estos valiosos y frágiles materiales, sin que sea necesaria su manipulación directa por los usuarios. En cuanto a la difusión de la información, este Proyecto contempla la consulta del catálogo electrónico del Archivo y visualización de una selección de mapas y documentos desde su lugar de trabajo.
Como consecuencia del estudio técnico realizado resultó, además, evidente la conveniencia de dar atención prioritaria a la mapoteca, que en su primera fase incluye la reorganización del almacenamiento de los mapas; la implementación de una gestión electrónica del Archivo; la difusión de la información contenida en la mapoteca; el desarrollo de una base de datos que incorpore la visualización de mapas en el Internet; la aplicación de un plan de conservación preventiva de los mapas; y, la actualización y capacitación técnica del personal del Archivo.
Como consecuencia del estudio técnico realizado resultó, además, evidente la conveniencia de dar atención prioritaria a la mapoteca, que en su primera fase incluye la reorganización del almacenamiento de los mapas; la implementación de una gestión electrónica del Archivo; la difusión de la información contenida en la mapoteca; el desarrollo de una base de datos que incorpore la visualización de mapas en el Internet; la aplicación de un plan de conservación preventiva de los mapas; y, la actualización y capacitación técnica del personal del Archivo.
DIGITALIZACION
Han sido seleccionados 1350 mapas para su digitalización, cada uno de los cuales contará con sus imágenes digitales de alta, mediana y baja definición. Las imágenes de alta definición almacenadas en Disco Video-Digitales (DVD), como copias de seguridad, serán utilizadas en pedidos de impresión de calidad y las de mediana y baja definición para consultas e impresiones simples, tanto en la red interna del Ministerio como por Internet.
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